Cómo Realizar Asambleas Virtuales Exitosas en tu Conjunto Residencial

Proyecto de Reforma a la Ley 675

El Congreso colombiano actualmente discute una reforma a la Ley 675 que busca, entre otros aspectos, regular de manera explícita y permanente las asambleas virtuales y mixtas, eliminando cualquier ambigüedad jurídica sobre su validez.

Tipos de Asamblea en Propiedad Horizontal

Antes de planificar tu asamblea, es importante conocer las modalidades disponibles:

Según su Periodicidad

• Asamblea ordinaria: Se celebra al menos una vez al año, dentro de los tres primeros meses. Aprueba presupuesto, estados financieros y elige órganos de administración.

• Asamblea extraordinaria: Puede convocarse en cualquier momento para tratar temas urgentes o específicos que no pueden esperar a la ordinaria.

Según su Modalidad

• Presencial: Todos los asistentes se reúnen físicamente en un mismo lugar.

• Virtual: Todos participan de forma remota a través de medios tecnológicos.

• Mixta: Combina asistentes presenciales y virtuales simultáneamente.

Recomendación: Las asambleas virtuales suelen ser la mejor opción en 2026, ya que eliminan las desventajas del formato presencial como el mal clima, la logística y los imprevistos, y finalmente  maximizando la participación.

Quórum en Asambleas de Propiedad Horizontal

El quórum es el porcentaje mínimo de coeficientes de copropiedad que deben estar representados para que la asamblea pueda sesionar válidamente.

Quórum Deliberatorio

Para que la asamblea pueda reunirse y deliberar, debe estar representado más del 50% de los coeficientes de copropiedad. Es decir, deben asistir (presencial o virtualmente) propietarios que sumen más de la mitad de la participación total.

Quórum de Segunda Convocatoria

Si en la primera convocatoria no se alcanza el quórum, se puede citar una segunda convocatoria (o asamblea de segunda convocatoria), en la que se podrá deliberar y decidir con cualquier número de asistentes que represente por lo menos el 10% de los coeficientes de copropiedad.

 Mayorías para Decisiones

*La reforma en discusión propone establecer una mayoría cualificada del 70% para decisiones sobre destino de bienes comunes, expensas extraordinarias y modificación de coeficientes.

Consejo práctico: La modalidad virtual o mixta puede ser clave para alcanzar el quórum. Los datos muestran que las copropiedades que usan herramientas de votación electrónica logran hasta un 60% más de participación que las asambleas exclusivamente presenciales.

Guía Paso a Paso para Organizar una Asamblea Virtual
Exitosa :

Paso 1 : Planificación y Preparación (4-6 Semanas Antes)
Definir la agenda (orden del día):
- Solo se pueden tomar decisiones sobre temas incluidos en el orden del día
- Incluye: verificación de quórum, aprobación de acta anterior, informes financieros, presupuesto, elecciones, proposiciones y varios
- Envía la agenda junto con la convocatoria

Seleccionar la plataforma tecnológica:
- Debe garantizar participación simultánea de todos los copropietarios
- Debe permitir la identificación de cada participante
- Debe soportar votación electrónica verificable
- Debe generar registros y evidencia de las decisiones

Preparar la documentación:
- Estados financieros del periodo
- Informe de gestión del administrador
- Propuesta de presupuesto para el nuevo periodo
- Listado actualizado de copropietarios y coeficientes

Paso 2 : Convocatoria Formal (15-30 Días Antes).

La convocatoria debe cumplir requisitos legales estrictos:

• ¿Quién convoca? El administrador, el consejo de administración o un porcentaje significativo de copropietarios.

• Plazo: Mínimo 15 días calendario de anticipación para asamblea ordinaria

• Contenido obligatorio: Fecha, hora, lugar (o link de acceso virtual), orden del día, modalidad (virtual/mixta/presencial).                                                                   

• Medio: Según lo establezca el reglamento (correo certificado, carteleras, medios electrónicos)

Tip : Utiliza plataformas de comunicación masiva para garantizar que la convocatoria llegue a todos los copropietarios. Un comunicado por correo electrónico, otro por WhatsApp y la publicación en carteleras físicas y digitales maximizan el alcance.

Paso 3 : Preparación Técnica (1 Semana Antes)

• Prueba la plataforma con el equipo organizador (administrador, presidente, secretario)

• Envía instrucciones claras a los copropietarios sobre cómo conectarse

• Verifica la conectividad en la portería o salón comunal (si es asamblea mixta)

• Prepara un plan B de conectividad (datos móviles, hotspot)

• Designa un soporte técnico disponible durante toda la asamblea

• Registra poderes: Verifica que los poderes otorgados a representantes cumplan los requisitos legales.

Paso 4 : Desarrollo de la Asamblea (Día D) Apertura (15-20 minutos):

1. Verificación de quórum electrónico — conteo de coeficientes representados

2. Elección de presidente y secretario de la asamblea

3. Lectura y aprobación del orden del día

Deliberación (según agenda):

4. Lectura y aprobación del acta de la asamblea anterior
5. Presentación del informe de gestión del administrador
6. Presentación y aprobación de estados financieros
7. Presentación y aprobación del presupuesto

8. Elección de consejo de administración, revisor fiscal y comité de convivencia (si aplica)

9. Proposiciones y varios Votaciones:

- Cada punto que requiera decisión debe someterse a votación electrónica
- El sistema debe registrar votos a favor, en contra y abstenciones
- Los resultados deben mostrarse en tiempo real
- Los votos se computan por coeficientes de copropiedad, no por personas.


Cierre:

• 10. Lectura de resumen de decisiones adoptadas

• 11. Definición de compromisos y responsables
• 12. Cierre formal de la asamblea

 

Paso 5 : Posterior a la Asamblea.

• Elaborar el acta: Debe contener todas las decisiones, resultados de votaciones y hechos relevantes

• Firmas: El acta debe ser firmada por el presidente y secretario de la asamblea

• Publicación: El acta debe estar disponible para todos los copropietarios dentro de los 20 días hábiles siguientes
• Registro: Si se adoptaron decisiones que requieren registro (como reformas al reglamento), proceder con los trámites legales correspondientes.
• La Votación Electrónica: Clave de la Participación
• El sistema de votación electrónica para asambleas es el componente tecnológico más importante de una asamblea virtual. Un buen sistema debe garantizar:
  
  

 

Requisitos Esenciales

Identificación verificable: Cada votante debe ser identificado inequívocamente Ponderación por coeficientes: Los votos deben computarse según los coeficientes de copropiedad, no por cabeza
Transparencia: Resultados visibles en tiempo real para todos los participantes Trazabilidad: Registro completo de quién votó y cómo (para efectos de acta) Seguridad: Imposibilidad de duplicar votos o suplantar identidades        Accesibilidad: Interfaz sencilla que no excluya a personas con baja competencia tecnológica.

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